En el dinámico y a veces complejo ecosistema económico de Cuba, la Ficha de Costo ha evolucionado de ser un mero requisito burocrático a convertirse en el pilar estratégico de cualquier MIPYME o TCP exitoso.
Con la implementación de la Resolución 148/2023 del Ministerio de Finanzas y Precios (MFP), las autoridades han puesto la lupa sobre la formación de precios en el sector privado. Esta normativa no solo busca evitar "precios abusivos", sino que obliga a las empresas a profesionalizar su contabilidad, exigiendo una transparencia que muchos negocios aún luchan por alcanzar.
1. El Marco Legal: Entendiendo la Resolución 148/2023
La normativa cubana actual es tajante: el precio de venta de cualquier producto o servicio debe estar sustentado en una base de costos reales, racionales y, sobre todo, demostrables. Esto implica que, ante una auditoría o inspección de precios, el dueño del negocio debe ser capaz de desglosar cada centavo que compone el valor final.
La trazabilidad del lote es el concepto clave aquí. No basta con decir "el pollo me costó tanto"; se debe poder rastrear la factura del proveedor (sea nacional o mediante una importadora estatal), los aranceles de aduana pagados, el gasto de transporte y hasta el almacenamiento.
2. Anatomía de una Ficha de Costo Profesional
Para que una ficha de costo sea una herramienta de gestión y no solo un papel para los inspectores, debe dividirse en componentes claros:
A. Costos Directos (Materias Primas y Materiales)
Es la base del cálculo. Incluye el valor neto de adquisición más todos los gastos asociados hasta que el recurso llega a tu almacén. Si importas materiales, cada tasa impositiva y gasto de flete debe estar debidamente prorrateado.
B. Mano de Obra Directa
Este es el tiempo que tus empleados dedican específicamente a la transformación de la materia prima o a la prestación del servicio. Debe incluir el salario base más las contribuciones a la seguridad social correspondientes.
C. Costos Indirectos y Gastos Generales
Aquí es donde fallan la mayoría de las MIPYMES cubanas. Debes ser capaz de asignar una porción justa del gasto de electricidad, el alquiler del local, el internet de ETECSA y la depreciación de tus equipos (refrigeradores, hornos, computadoras) a cada unidad producida.
"Ignorar tus gastos indirectos es como tener una hemorragia interna: no la ves, pero tu negocio se está desangrando lentamente."
3. Los 5 Errores Fatales de la Gestión Analógica (La Libreta)
- Falta de rastro auditable: La libreta no ofrece seguridad jurídica ante una inspección estatal.
- Disonancia Financiera: Ver dinero en caja no significa que el negocio sea rentable. El papel no te alerta si tus costos están subiendo por encima de tus precios.
- Pérdida de Activos: Estudios indican que el mal manejo de inventarios y costos puede representar hasta el 12% de pérdidas anuales en negocios cubanos.
- Dificultad de Actualización: En una economía con precios volátiles, recalcular fichas a mano cada semana es humanamente imposible.
- Vulnerabilidad al Robo Hormiga: Sin un sistema digital, es imposible detectar faltantes de materia prima de forma inmediata.
4. La Revolución Tecnológica: Software NEXUS de Agencia Señores
En Agencia Señores, hemos desarrollado NEXUS, un software de gestión diseñado específicamente para las condiciones de Cuba. Nuestra arquitectura Offline-First garantiza que puedas seguir facturando y controlando tus costos incluso durante los apagones o caídas de red.
NEXUS automatiza la creación de tus fichas de costo legalmente válidas, actualizándose en tiempo real cada vez que registras una nueva compra de insumos, permitiéndote ajustar tu estrategia de precios antes de que sea demasiado tarde.
Preguntas Frecuentes sobre Gestión Legal
¿Es obligatorio tener una ficha de costo por cada producto?
Sí, según las regulaciones actuales, cada producto o servicio que ofertes debe tener su respaldo técnico de costos ante una inspección.
¿Qué pasa si mi proveedor no me da factura legal?
Este es un riesgo crítico. Sin factura legal, no puedes incluir ese costo en tu ficha oficial, lo que reduce tu margen legal permitido y te expone a multas por precios excesivos.
¿NEXUS funciona en tablets y celulares?
Sí, nuestro software es multiplataforma y está optimizado para funcionar en dispositivos locales sin necesidad de internet constante.